Nel caso in cui la scuola organizzi una visita guidata o un viaggio di istruzione che preveda più elementi – ad esempio trasporto, ingressi a musei o siti culturali, laboratori didattici organizzati da soggetti esterni – è obbligatorio affidarsi a un'agenzia di viaggi che offra un pacchetto completo, oppure la scuola può procedere autonomamente acquistando singolarmente i vari servizi?
Inoltre, in caso si acquisti solo il trasporto a carico della scuola, è possibile far pagare direttamente agli alunni (o alle famiglie) i biglietti di ingresso e altri eventuali servizi in loco, oppure questa pratica esporrebbe il Dirigente Scolastico e il DSGA a responsabilità di natura amministrativa o fiscale?
Partiamo dal secondo quesito: sconsigliamo vivamente la prassi di far acquistare direttamente agli studenti o alle famiglie, in loco, i singoli servizi come biglietti o laboratori. Ciò per due motivi principali:
- Profilo assicurativo – Se i servizi non sono acquistati direttamente dalla scuola, l’assicurazione potrebbe non riconoscere l’evento come visita ufficiale o viaggio di istruzione, e quindi negare la copertura in caso di incidenti.
- Profilo fiscale – Le spese sostenute per le gite scolastiche possono essere detratte fiscalmente (fino a 800 euro annui per studente), ma solo se i pagamenti sono tracciabili (bonifico, carta, ecc.) e correttamente documentati. La detrazione è valida solo se la spesa è sostenuta nei confronti dell’istituzione scolastica o di soggetti terzi che emettono documenti fiscali idonei. Se il pagamento viene fatto direttamente in loco, queste condizioni difficilmente si realizzano.
Pertanto, è sempre necessario che sia la scuola a gestire direttamente tutti i pagamenti e gli acquisti legati all’attività.
Rispondendo invece al primo quesito: nella maggior parte dei casi non è possibile suddividere l’acquisto dei singoli servizi, ma è preferibile (e spesso necessario) ricorrere a un’agenzia di viaggi. Questo perché:
- I viaggi di istruzione configurano, nella pratica, un “pacchetto turistico”, come definito dal Codice del Turismo (D.lgs. 79/2011). Questo avviene ogni volta che l’attività include almeno due dei seguenti elementi: trasporto, alloggio, servizi turistici (come visite guidate o laboratori).
- I pacchetti turistici richiedono la presenza di un intermediario qualificato (un’agenzia di viaggio), il quale deve garantire una serie di tutele per gli utenti: assicurazione obbligatoria, responsabilità organizzativa, diritti in caso di modifiche o cancellazioni, ecc.
- In base al nuovo Codice dei Contratti Pubblici (D.lgs. 36/2023), la scuola deve calcolare in anticipo il valore complessivo di tutti i servizi previsti e rispettare le soglie per gli affidamenti. È vietato suddividere artificialmente i singoli acquisti (trasporto da una parte, biglietti dall’altra) solo per evitare procedure più complesse o per restare sotto soglia.
- Inoltre, dal 1° gennaio 2024 le scuole sono obbligate a usare piattaforme digitali certificate (come MePA – Acquisti in Rete PA) per l’approvvigionamento dei beni e servizi.
In conclusione:
- La scuola non dovrebbe frammentare i servizi ma ricorrere a un unico fornitore, preferibilmente un’agenzia di viaggi abilitata.
- Non è corretto che gli studenti paghino direttamente in loco per i servizi inclusi nel viaggio, per ragioni di responsabilità, tracciabilità fiscale e copertura assicurativa.
- Anche nei viaggi brevi o in giornata, se più servizi sono coinvolti, è buona norma ricorrere a un intermediario unico.
NORMATIVA
- Sentenza 05-07-2017 n. 235 – TAR Friuli Venezia Giulia Sezione prima
- Sentenza 29-06-2011 n. 3480 – TAR Campania Napoli Sezione Quarta
- Decreto Legislativo 16-04-1994 n. 297
