Il «Documento di indirizzo su designazione, posizione e compiti del Responsabile della protezione dei dati in ambito pubblico», allegato al provvedimento del Garante n. 186 del 29/4/2021, dà molte indicazioni pratiche relativamente alle caratteristiche e alle modalità di scelta del RPD.
Ciò significa che, nell’attività di acquisizione di elementi da parte dell’Autorità nello svolgimento delle proprie funzioni, deve sempre essere garantito il supporto del RPD al fine di individuare la documentazione e le informazioni corrette e pertinenti da fornire all’Autorità (sul punto, cfr. le difficoltà emerse nell’istruttoria che ha condotto all’adozione del provv. 17 dicembre 2020, n. 280, doc. web n. 9524175, al fine di agevolare l’attività istruttoria e consentire il tempestivo accertamento della conformità dei trattamenti indagati alla normativa in materia di protezione dei dati personali.
Per queste ragioni, in sede di istruttoria preliminare, le richieste di informazioni saranno tendenzialmente indirizzate anche al RPD, pur rimanendo l’onere di fornire riscontro (e la conseguente responsabilità dell’eventuale inadempimento) in capo al titolare/responsabile destinatario della comunicazione.
Il Responsabile della trasparenza è unico. Tuttavia, in particolare nelle amministrazioni con organizzazione complessa, possono essere individuati referenti per la trasparenza in strutture interne all’amministrazione, anche territoriali. Le modalità di coordinamento tra il Responsabile della trasparenza e i referenti vanno indicate nel Programma triennale.
Il provvedimento di rifiuto adottato in applicazione dei limiti di cui all’art. 5 bis, commi 1 e 2
del d. lgs. n. 33/2013 contiene una adeguata motivazione che dà conto della sussistenza degli elementi che integrano l’esistenza del pregiudizio concreto. Va parimenti motivato adeguatamente il provvedimento di rifiuto adottato in applicazione delle esclusioni di cui all’art. 5-bis, co. 3.
Anche i l provvedimento di accoglimento contiene una adeguata motivazione che dà conto della insussistenza di uno o più elementi che integrano l’esistenza del pregiudizio concreto, specie quando è adottato nonostante l'opposizione del controinteressato.
In caso di accoglimento, l’amministrazione provvede a trasmettere tempestivamente al richiedente i dati o i documenti richiesti.
Nel caso in cui l’accesso sia consentito nonostante l’opposizione del controinteressato, i dati o i documenti richiesti possono essere trasmessi al richiedente non prima di quindici giorni dalla ricezione della stessa comunicazione da parte del controinteressato.
Laddove la richiesta di accesso generalizzato possa incidere su interessi connessi alla protezione dei dati personali, o alla libertà e segretezza della corrispondenza oppure agli interessi economici e commerciali (ivi compresi la proprietà intellettuale, il diritto d’autore e i segreti commerciali), l’ente destinatario della richiesta di accesso deve darne comunicazione ai soggetti titolari di tali interessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento (o per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione).
Il soggetto controinteressato può presentare (anche per via telematica) una eventuale e motivata opposizione all’istanza di accesso generalizzato, entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione della richiesta di accesso generalizzato. Decorso tale termine, l’amministrazione provvede sulla richiesta di accesso generalizzato, accertata la ricezione della comunicazione da parte del controinteressato.
