L'accesso civico è il diritto che spetta a chiunque di richiedere i documenti amministrativi, informazioni o dati, che la Pubblica Amministrazione deve per legge pubblicare, qualora non abbia ottemperato a tale obbligo. Si esercita facendone richiesta alla amministrazione, la quale entro trenta giorni deve pubblicare il documento, la informazione o il dato. Contemporaneamente la PA deve comunicare al richiedente dove può reperire l’oggetto della sua domanda, indicandogli il collegamento ipertestuale.

La motivazione è richiesta solo per l'accesso documentale disciplinato dalla legge n.141/1990..
Invece per l'accesso civico e l'accesso generalizzato la motivazione non è richiesta. Per l'accesso generalizzato è possibile indicare la finalità per la quale si chiedono i documenti: questa informazione, che è facoltativa, verrà utilizzata a fini statistici.

Sottostanno alla disciplina del diritto di accesso agli atti solo i documenti amministrativi.

La definizione di documento amministrativo ci viene fornita dalla lett. d) comma 1 art. 22 della legge n.241/1990, per la quale è documento amministrativo “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”.

Perché un documento possa essere definito “amministrativo”, occorrono tutte e due le condizioni previste dalla norma sopra descritta, ossia:

-che il documento sia in possesso di una pubblica amministrazione, di aziende autonome e speciali, di enti pubblici e gestori di pubblico servizio (es. energia, fornitura idrica, comunicazioni ecc.), in forza della estensione operata dall’art. 23 della legge citata;

-che sia relativo ad attività di pubblico interesse, “indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”: ciò significa che, se relativo ad attività di pubblico interesse e in possesso di una PA, può esser considerato documento amministrativo anche un contratto, e comunque un qualsiasi atto di diritto privato.

Inoltre la nozione di documento amministrativo comprende un qualsiasi atto, anche interno (es, comunicazione tra uffici), e non inserito in uno specifico procedimento.

l tipo di accesso dipende dalla finalità: se si vogliono ottenere documenti che dovrebbero essere pubblicati sul sito dell'ente e che non sono stati pubblicati, allora bisogna presentare richiesta di accesso civico. Se invece si vuole ottenere dei documenti per verificare il corretto funzionamento dell'Ente, allora si tratta di accesso generalizzato. Infine, se i documenti riguardano un suo interesse specifico, allora può presentare richiesta di accesso documentale ai sensi della legge n.241/1990.