PEO, PEC e Indice delle Pubbliche Amministrazioni, alla luce della circolare MIM n. 4745 del 23 luglio 2026

Ogni anno, tra luglio e settembre, decine di istituzioni scolastiche italiane cambiano identità amministrativa: nascono da un accorpamento, ne assorbono un'altra, oppure vedono semplicemente mutare il proprio codice meccanografico per effetto dei piani regionali di dimensionamento della rete scolastica. Dietro un'operazione che agli occhi delle famiglie appare quasi invisibile si nasconde, per il personale di segreteria e per la dirigenza, un adempimento tecnico-amministrativo tutt'altro che banale: la migrazione degli indirizzi di posta elettronica istituzionale e l'aggiornamento dell'ente presso l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), senza il quale una scuola non può nemmeno incassare una fattura elettronica.

Il presupposto: perché una scuola cambia codice

Il cambio di codice meccanografico non è quasi mai un fatto isolato, ma la conseguenza di un piano di dimensionamento della rete scolastica, disciplinato dall'art. 19 del d.l. 6 luglio 2011, n. 98, convertito con modificazioni dalla l. 15 luglio 2011, n. 111. La norma, profondamente riscritta dall'art. 1, comma 557, della legge di bilancio 2023 (l. 29 dicembre 2022, n. 197) in attuazione della Missione 4, Componente 1, Riforma 1.3 del PNRR, subordina l'attribuzione di un dirigente scolastico e di un DSGA in via esclusiva al raggiungimento di soglie minime di alunni (600, ridotte a 400 nei comuni montani, nelle piccole isole e nelle aree linguisticamente caratterizzate), e affida a un decreto ministeriale triennale — l'attuale è il d.m. n. 127 del 30 giugno 2023 — la definizione del contingente organico e il suo riparto tra le Regioni.

Sono le Regioni, sulla base di questi parametri, ad approvare i piani di dimensionamento con cui si decide quali istituti accorpare o ridenominare. Il meccanismo non è privo di frizioni istituzionali: quando le Regioni non provvedono nei termini, lo Stato può esercitare un potere sostitutivo, come accaduto nel gennaio 2026 in Emilia-Romagna, Toscana, Umbria e Sardegna, dove commissari ad acta nominati dal Governo hanno adottato direttamente i piani regionali di riduzione delle autonomie scolastiche. È in questo quadro, comune a gran parte del territorio nazionale, che si inserisce anche la vicenda dell'istituto del lettore, oggetto di dimensionamento dal 1° settembre 2026.

La posta elettronica: una procedura

La circolare del Ministero dell'Istruzione e del Merito n. 4745 del 23 luglio 2026 — emanata dalla Direzione Generale per i Sistemi Informativi e la Statistica (DGSIS) proprio per accompagnare gli istituti coinvolti in un dimensionamento o in una variazione di codice meccanografico — non introduce una disciplina nuova, ma applica per l'a.s. 2026/27 una procedura ormai collaudata, già sperimentata in forma sostanzialmente identica nei due anni scolastici precedenti.

Il meccanismo distingue nettamente i tempi e le modalità per la posta elettronica ordinaria e per quella certificata:

Per la PEO (nel formato [codice meccanografico]@istruzione.it), a partire dal 1° settembre 2026 il dirigente scolastico e il DSGA potranno accedere al portale SIDI, percorso Gestione utenze portale > Gestione posta scuola, individuare la nuova casella associata al codice aggiornato e impostarne autonomamente la password tramite la funzione «Modifica password».

Per la PEC (nel formato [codice meccanografico]@pec.istruzione.it), la procedura non è invece autogestita fin da subito: l'amministrazione centrale invierà, sempre a partire dal 1° settembre 2026, una e-mail alla casella PEO già attiva della scuola, contenente le credenziali e le istruzioni per la configurazione della nuova casella certificata. È un passaggio che richiede attenzione operativa, perché presuppone che la PEO sia stata correttamente attivata e monitorata nei primi giorni di settembre.

«Le caselle PEO e PEC afferenti a un codice istituto non più valido rimarranno attive fino al 15 novembre 2026 al solo fine della consultazione e del salvataggio dei dati.» (nota DGSIS prot. n. 4745 del 23 luglio 2026)

Questo termine transitorio — che nelle precedenti edizioni della procedura era fissato al 14 novembre — merita un'annotazione pratica per le segreterie: la finestra di poco più di due mesi va sfruttata per esportare sistematicamente la corrispondenza istituzionale rilevante (in particolare quella con effetti giuridici o probatori, come le comunicazioni con l'Ufficio Scolastico o le famiglie), poiché, decorso il termine, l'accesso alla vecchia casella non sarà più possibile in alcuna forma.

L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni: un adempimento a parte, e più delicato

Se la migrazione della posta elettronica è in larga parte gestita centralmente dal Ministero, l'aggiornamento dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è invece un adempimento che la normativa pone espressamente a carico della singola istituzione scolastica, e per essa del dirigente scolastico.

L'obbligo trova la propria fonte nell'art. 6-ter del Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82), che ha istituito il pubblico elenco di fiducia dei domicili digitali della pubblica amministrazione, e nell'art. 12 del d.P.C.M. 3 dicembre 2013 (recante le regole tecniche per l'adozione del protocollo informatico), che ne disciplina le modalità di accreditamento. Il comma 3 dell'art. 6-ter CAD è particolarmente esplicito nell'individuare il soggetto responsabile e la cadenza dell'obbligo:

«Le amministrazioni [...] aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'Indice tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale, secondo le indicazioni dell'AgID.» (art. 6-ter, comma 3, d.lgs. 82/2005)

Per le istituzioni scolastiche, il Ministero ha più volte richiamato tale obbligo con proprie note (cfr. nota MIM prot. n. 4411 del 13 dicembre 2022; nota prot. n. 2347 del 3 agosto 2021, specificamente dedicata alla procedura di accreditamento delle scuole di nuova istituzione), confermando che la responsabilità della tenuta e dell'aggiornamento dei dati IPA ricade sul dirigente scolastico pro tempore.

Nel caso del dimensionamento, l'operazione ha una duplice direzione, che è bene tenere distinta:

da un lato, l'istituto che assume una nuova configurazione giuridica (perché nato dall'accorpamento di più scuole preesistenti, o comunque titolare di un nuovo codice meccanografico) deve procedere ex novo all'accreditamento sul portale indicepa.gov.it, sezione Aggiornamento Dati, seguendo la procedura guidata prevista per gli enti di nuova istituzione;

dall'altro, l'istituto cessato per effetto del dimensionamento — cioè quello il cui codice meccanografico non sarà più valido dal 1° settembre — deve essere cancellato dal portale, ma solo dopo aver concluso le ordinarie attività amministrative, contabili, finanziarie e patrimoniali riferite al vecchio codice: la cancellazione, in altre parole, non può precedere la chiusura sostanziale della gestione, pena il rischio di perdere la possibilità di operare su pratiche ancora aperte. La procedura di cancellazione si effettua accedendo all'area riservata dell'ente cessato, sezione Aggiornamento Dati > Ente, selezionando la voce «Richiesta Cancellazione Ente da IPA».

Perché non è un adempimento rinviabile: il nodo della fatturazione elettronica

La ragione per cui l'aggiornamento IPA non tollera ritardi non è meramente formale, ma incide direttamente sulla funzionalità amministrativa dell'istituto. All'accreditamento consegue infatti l'attribuzione di un Codice Univoco Ufficio, dato che deve figurare obbligatoriamente in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione e che viene veicolato, per le scuole, attraverso il Sistema di Interscambio cui si accede tramite il SIDI. In assenza del codice univoco aggiornato — o in presenza di un codice riferito a un ente ormai cessato — le fatture elettroniche dei fornitori vengono respinte dal Sistema di Interscambio, con il rischio concreto di paralizzare, nei primi mesi del nuovo anno scolastico, la regolare gestione contabile dell'istituto, proprio nella fase in cui la nuova segreteria deve già misurarsi con l'avvio dell'anno scolastico e con l'assestamento del bilancio di previsione sul nuovo codice.

In sintesi: una checklist operativa per la segreteria

Per l'istituto oggetto di dimensionamento, la sequenza degli adempimenti da tenere a mente, alla luce del quadro ricostruito, può essere così riepilogata: verificare, dal 1° settembre, la nuova casella PEO su SIDI e impostarne tempestivamente la password; presidiare la medesima casella nei giorni immediatamente successivi, in attesa della e-mail ministeriale con le credenziali della nuova PEC; esportare, prima del 15 novembre, ogni contenuto rilevante delle vecchie caselle PEO e PEC, che dopo tale data non saranno più accessibili in alcuna forma; avviare, per la scuola di nuova configurazione, l'accreditamento IPA su indicepa.gov.it, verificando che il Codice Univoco Ufficio sia correttamente propagato al Sistema di Interscambio prima di autorizzare i fornitori a fatturare sul nuovo codice; e, per l'istituto cessato, richiedere la cancellazione dell'ente da IPA solo a chiusura delle attività amministrativo-contabili pendenti, secondo la relativa funzione del portale.